Archive for the ‘2007年バックナンバー’ Category
部下に期待通りのアウトプットを出してもらう方法
今日は、「いかにして期待通りのアウトプットを出してもらうか？」というお話です。
先日のお昼時、妻に声をかけられました。
妻：「コンビニで、何かお昼のもの買ってきて」
私：「何かって、何？」
妻：「子供の納豆巻きと、後は・・・何かお昼になるようなもの」
私：「はいよ」
そこで私は、納豆巻きと、あとは「久しぶりにカップラーメンが食べたい」と思い、カップラーメンとおにぎりを買って帰りました。帰宅して、
「お昼買ってきたよ」
と買ってきたものを手渡しました。そのときの妻の反応は、まるで「苦虫を噛み潰した」ような表情をしました。妻は、弁当を買ってきてほしかったようです。この表情を見て私は、
「ちゃんとお昼になるようなものを買ってきたじゃん」
と思いました。この後、夫婦喧嘩が始まったのは言うまでもありません。
上司が部下に仕事を頼むのはよくあることです。「これぐらい言えばわかるだろう」という気持ちで指示することもあるでしょう。そして、指示を受けた部下は、「このぐらいやっておけばいいだろう」と思って仕事をするものです。
経験や立場によって、「当たり前」の条件は違います。あなたにとって当たり前でも、部下にとっては当たり前とは限りません。期待通りの結果がほしいとき、二つの方法があるでしょう。
１：詳細まで相手に伝える
２：何のためにそれをしてほしいのか目的や用途を伝える
もしも、まだ相手の経験が短かければ１の方法、相手が経験豊富で、自立を促すのだったら２の方法。「何のために使うのか？」がわかれば、部下もそれなりに考え、結果を出すことができるでしょう。
誰もがキーパーソン
ノートパソコンの上に分厚い本を落としてしまい、「Ｋ」のキーが衝撃で折れてしまいました。仕方がないので、外付けキーボードをつけていました。でも、これじゃノートパソコンの意味がない。
このとき、ふと思いました。
「パソコンのキーボードって、たった一つ無くなっただけでパソコン自体が使えなくなるのと同じだな。」
ディズニー７つの法則（トム･コネラン著／日経ＢＰ社刊）という本をお読みになったことがありますか？
ディズニーの顧客満足やチームワークについて書かれた良著です。
ちょっとこの謎解きをやってみてください。
誰もごキンパンソー
（ディズニー７つの法則（トム･コネラン著／日経ＢＰ社刊）から引用）
自分ごやっているのご、どうでもいい仕事じゃないこと思うときごある。だご、そんな風に思えたとき、わたしごなごくつこっている愛用のタイプライタンを思い出す。だいたいごいつも調子よくタイプを打てるご、どれこのキンご動こなくなるときごある。そして、綴りごデタラメに出てしまう。だこら、わたし一人ぐらいご何をやろうご大してこわりごないと思いたくなったときは、そのタイプライタンを思い出す。そして自分に言い聞こす。「自分はキンパンソーで、頼りにされている」
ご→が
こ→か
ン→ー
意味がおわかりになりましたでしょうか？
タイプライターでひとつとして不要なキーはないように、組織でも誰一人として不要な人間なんていないんだということをよくあらわしていると思います。
実際にキーボードの一文字が壊れるとパソコンの意味が無くなってしまうことを体験して、その意味がよくわかった気がします。
SWOT（強み・弱み）分析で新しい視点を発見しよう
SWOT（強み・弱み）分析とは？
私達が普段生活している中で、自分や、自分が属しているチーム、会社など、強みや弱みを考えることはあまりありません。不思議なことに意識しないとネガティブな面や弱みはよく目に見えるものです。一般的には不得意な面や弱い部分を改善すればよくなると思われている風潮がありますが、私達には気づいていない得意な面もあります。得意な面にもっと目を向けて、そこを伸ばすというのもいい方法ではないでしょうか？得意な面は自信がありますし、効果もあがりそうです。
さらに、私達は自分、自分たちだけではなく、外部からの影響も多く受けていますよね？例えば、最近（2007年）では食品の偽装事件が多く発生していますが、いくら自分、自分の会社に問題はなくとも、業界的に見れば厳しい環境になってくるわけです。
SWOT分析とは、「強み」「弱み」「内部環境」「外部環境」という多面的な視点で、今後何をしていったらいいかを考える思考ツールです。
SWOTは、以下の４つの文字の頭文字をとったもので、「スウォット」と発音します。
内部環境が持つ強み（S＝strengths）
内部環境が持つ弱み（W＝weaknesses）
外的環境に潜む機会（O＝opportunities）
外的環境に潜む脅威（T＝threats）
内部環境を縦軸、外部環境を横軸にとり、それぞれ強み・弱み、機会・脅威のマトリックスを書きます。
その後で、
・強みと機会：機会を強みで取り込むために
・強みと脅威：脅威を強みで機会に変えるために
・弱みと機会：機会を弱みで取りこぼさないために
・弱みと脅威：脅威と弱みで最悪の事態にならないために
というマトリックスを作ります。
ブレーンストーミングを行って、意見をどんどん出し合い、その結果を４つのマトリックスに当てはめていくといいでしょう。
マトリックスで考えないとき、考え方が何かに偏ることはよくあることですが、いろんな視点で網羅的に考えてみることによって、今まで気づいていなかったことに気がつくようになること、不足していることがわかるようになることなどが効果として挙げられます。
SWOT分析は、一般的には「企業戦略に用いる」などと説明されていますが、自分戦略にも多いに役立ちますので、ぜひマトリックスを書いてみてください。
例えば・・・自分戦略
自分のキャリアアップを考えてみるなら、強みと弱みは自分のことを書いて、機会や脅威は、一般的に「キャリア」として求められていることは何か？を調べてみて埋めるのもいいでしょう。
例えば・・・組織戦略
自分の組織の強み・弱みを書いて、機会や脅威は外部環境なので、他の組織、会社、顧客などの視点でリストアップして、マトリックスを作ってみるといいでしょう。
SWOT分析をキーワードに検索すると情報はたくさん出てきますが、あまり難しく考えずにやってみるといいと思います。
SWOT分析での注意点
冒頭にも書きましたが、私達は不思議なことに、意識しないとネガティブな面や弱みはよく目に見えるものです。ですから、SWOT分析を行うと、弱みばかりが出てくる傾向があります。経営コンサルタントの船井幸雄さんは、マイナス面に目を向けるよりもプラス面に目を向けて、そこを伸ばしたほうが人も企業も成長するとおっしゃっていますが、私が大切だと思うのは、いかにプラス面に気づき、それを伸ばせるかということだと思います。
SWOT分析を行う際は、弱みよりも、些細なことでもかまいませんので強みをドンドン出すことに意識してください。「私達の（私の）強みはなんだろう？」と考えても、強みは中々出てこないものです。もし、強みが思い浮かばなければ、これらの質問をヒントに考えてみてください。
「お客さんはなぜうちの会社の商品を選んでいただいているのだろう？」
「もし、友達に会社やチームの自慢をするとしたら、何を自慢するだろう？」
「今まで褒められたことはなんだろう？」
「他にはなくて、私達（私）だけが持っているものは何だろう？」
チームのコミュニケーションの質を高める方法
今日は、チームのコミュニケーションの質を高める方法をお伝えします。コミュニケーションをよくするためには、
良質なコミュニケーション ＝ 質 ＋ 量
だと私は考えています。
コミュニケーションの質と量
質とは、単純に言えば「話題」です。私たちが今まで食してきたもの、飲んできたもので体が出来ている通り、目にしたもの、聞いたもの、感じたもので作られています。いいコミュニケーションもその質を良くしなければチームとしての質は上がりません。
例えば、上司の悪口を言うと話は盛り上がりますが、質は良くなりません。問題点ばかり指摘されてもなんとなく嫌な気分になりますから質はよくない。
ポジティブになれて、しかも話題がたくさんできるとよさそうです。
質と量を同時にあげるために
質と量の両方をあげるためには、ゲーム性を持たせることがいいようです。その最適な場は朝礼だと私は思います。たくさんの方法を試しましたが、グッドアンドニューというのはいい方法です。グッドアンドニューとは、アメリカの教育学者であるピーター・クライン氏によって開発された手法で、ポジティブ思考を自然と定着させ、チームを活性化させる、強いチームワークを作るためのエクササイズです。
「こうすれば組織は変えられる!―「学習する組織」をつくる10ステップ・トレーニング」
グッド＆ニューを調べるならこちらがいいですよ。
一日の始まりの朝会を使って、みんなで楽しむのことで、コミュニケーションの質と量の両方が徐々によくなってきますよ。
4つのタイプ分け
なぜ、あの人とは意見が合わないんだろう？
人間関係で、こういうお悩みをお持ちの方も多いと思います。
人は十人十色です。いろんなタイプがいます。どんなタイプの人がいて、どんな特徴があるのか？を知っておくと、「いろんなタイプがいていいんだな」ということを知ることができます。
適材適所という言葉がありますが、それぞれの特徴にあわせて、仕事分担を分けられたら効率があがるかもしれませんし、お互いの特徴を知っておくことで、コミュニケーションを円滑にできるかもしれません。
どんなタイプの人がいるのか？自分はどんなタイプかを知るひとつの方法として、タイプ分けのテストがありますので、やってみてください。（会員登録が必要ですが無料です。）
このテストでは、大きく4つに分けると
「コントローラー」
「プロモーター」
「アナライザー」
「サポーター」
に分けられます。それらの特徴もTest.jpのサイトに書いてありますので参考にしてくださいね。
タイプと特徴がわかれば、積極的に相手に接し方をあわせていくことで、円滑なコミュニケーションが取れるでしょう。なお、このテストは、どのタイプがいい・悪いと判断するためのものではありません。
ちなみに私は、「コントローラー」と「サポーター」の傾向が強いようです。「コントローラー」と「サポーター」は対照的なような気がしますが、それも、人それぞれなんでしょうね。
報告・連絡・相談（ホウレンソウ）を活発にするには？
最近、食品を扱う会社の偽装問題が多発しています
北海道の有名お土産であるお菓子を製造する会社の経営者は、偽装発覚後の会見で、自分は知らなかったと言っていました。（結果的には、知っていたようです…）最初は「知らない」、結果的に「知っていた」というパターンが多いですが、特に口に入れるものという性格上、経営的にはかなり厳しい状況になってしまうのかもしれません。
もしも、本当に知らなかったとしても、「部下が悪い」と部下のせいにしてしまう経営者の元で働くのは誰でも嫌なものです。利益だけでなく、社員の気持ちを真剣に考えなければならない時代です。
部下はなぜ報告・連絡・相談をしてこないのか？
「クレームやミスなどの悪い情報が上がってこない」「報告が少ない。呼ばないと社長室に来ない」というホウレンソウの悩みは、リーダーの大きな悩みの一つです。「なぜちゃんと報告しないんだ！」
「ホウレンソウが大事」
私もよく言われました。これを言われると、私が悪いような気がしてなりませんでした。もちろん、部下の私も悪いと思いますが、そのときの私の気持ちは、
「だって、言いづらいんだもん」
が本音です。そりゃそうです。顔を見ればニコリともせず、いつもガミガミ言われていましたから。
ホウレンソウが上がってこない理由。言いづらいということはありませんか？
給食のなべをこぼさせてしまったマギー審司さんと先生の信頼関係
マギー審司さんには、忘れられない先生がいるそうです。小学校の給食の時間、あの給食が入った、大きくて重たいなべを友達が運んでいたそうです。冗談半分でマギー審司さんがその友達を脅かしたら、不幸にも友達は給食をこぼしてしまったそうです。
小学校の先生は、もちろん、マギー審司さんを怒ります。そして、それを帰宅後に聞いたお母さんは、先生にお詫びの電話をしたそうです。そのときの先生の言葉は、このような言葉だったそうです。
「お子さんはちゃんとお母さんに話したんですね。話しづらいことをよく話してくれたと褒めてあげてください」
マギー審司さんは、この先生のことを忘れられないそうです。
どんな環境があればしやすいかを考えてみよう
「なぜ報告をしないんだ！」と注意するのもひとつの手ですが、報告をしやすい環境を作ることもホウレンソウをさせるひとつの方法です。報告をしてもらったら、
・言いづらいことを話してくれたことがうれしいよ
・これで次に失敗しなくて済むね
言いづらいことを報告してくれたという言葉をかけてみてください。きっと報告もしやすくなるでしょう。
お試しください。
相手に反感を抱かせずに叱る・注意する方法
注意するのって、嫌な仕事ですよね
リーダーには、部下の態度が悪かったり、身だしなみが悪かったりするときに注意をする場面があると思います。注意は、するほうもされるほうも嫌なものです。今日は、できるだけ相手に反感をもたさず、効果的に注意する方法をご紹介します。
その１：「人を注意する」のではなく、「行動を注意する」
子供を例に出しますね。おもちゃを片付けない子供。大人はよくよくこういう言い方で叱ります。
「ちゃんと片付けなさい。ちゃんと片付けないなんて、○○ちゃんて悪い子ね」
我が家には３歳の娘がいますが、私の親は孫である娘にときどきこのような叱り方をします。たいてい子供は泣いてしまいます。
それはなぜでしょう？それは、自分を否定された感じに受け取るからです。子供は別に悪い子ではありません。「片付けない行為」が悪いんです。人格を否定するような言い方ではなく、
「（○○ちゃんは良い子だけど）片付けないことはよくないことだよ。ちゃんと片付けなさい」
などと、行動に注目すると人を否定することにはなりません。
大人も同じではないでしょうか？
「お前なぁ、前にも言ったよな、こんなこともわからないのか？」
という言い方は、完全に人格否定ですから嫌なものです。同じことを言うなら、
「一度言ったことはメモに取りなさい」
メモするという行動に注目して注意すると、相手の否定ではないので、あまりシコリを残さずにすみます。
その２：自分が感じでいることを伝える
例えば、いつも遅刻する部下がいるとします。そうすると、大概はこういう注意をするのではないでしょうか？「○○君、（あなたは）遅刻するなんていうのは社会人失格だぞ」
相手を傷つけずにわかってもらうなら、あなたが感じていることをそのまま伝えるのもいい方法です。主語を「あなた」から「わたし」に変えるといいかもしれません。
「○○君、君が10分遅刻したことで【私は】事故にでもあったのではないかと心配したよ。あまり心配したくないから遅刻しないでくれ。」
こんな、主語を「わたし」にして相手に伝えると、私の感情を伝えることになるので、相手は責められた感じを抱かない上に、「悪いことしたな」と反省するようになるでしょう。
お試しください。
マズローの欲求五段階説
モチベーションに関する代表的な理論として、アメリカの心理学者マズローが提唱した、欲求段階説があります。
その5つの欲求というのは
生理的欲求
身体を維持するための生理的な基本欲求段階で、寝る、食べる、呼吸するといったような欲求です。
安全欲求
自分自身を安全な状態に保ち、危険から自分を守ろうとする欲求です。
社会的欲求
集団や社会に所属し、団体の居心地のよさを感じたり、愛情を受けたいという社会的な欲求です。
自尊の欲求
名声、地位、賞賛、承認といった他人からの尊敬を受けたいという欲求と、自分が他人より優れていると認識したいという欲求です。
自己実現の欲求
達成、自律、自由といった自己を確立したいという欲求と、自己が向上したい、自分が潜在的にもっている能力や希望を実現させたいという欲求です。
この5つの欲求の中で、低次の欲求が満たされることにより高次の欲求が生じてきて、すでに満足した次元の欲求は、もはや行動への動機付けにはならないという理論です。
たとえば、食べることに困っている人は、危険を冒してでも食べ物を得ようとするでしょうし、安全を求めろといっても無理でしょう。安全な状態を保ちたい人は、集団に所属するよりも自分が安全な場を作ること（寝場所を確保するような）を優先するでしょう。
モチベーション、やる気をあげるひとつの材料であるお金や地位は、自尊の欲求に訴えていることになるのでしょうね。さらに高い自己実現の欲求に到達するには、どうすればいいのでしょうか？
この質問が、それを見つける糸口になるかもしれません。
「あなたは、どうしたいの？」
なぜなぜ分析の効果と注意点
なぜなぜ分析とは？
なぜなぜ分析とは、ある現象や問題の原因を出すための手法として知られています。特に生産性向上、問題解決手法として使われることが多いかもしれません。起きている問題に焦点を当てて、「それはなぜ起きるの？」を「なぜ？」「なぜ？」と5回程度繰り返して原因を探るという方法で、数回繰り返すことで、本当の原因が見えてくると言われています。一回の「なぜ？」では表面的でも、数回くりかえすことで本質が見えてくるというわけですね。
なぜなぜ分析のポイント
一回の「なぜ？」から問題点を導き出そうとすると、短絡的な答えが出てきそうです。5回繰り返すためには、「なぜ？」のつながりを
- 「論理的に」
- 「もれなく」
なぜなぜ分析の注意点
なぜなぜ分析という言葉はよく使われていますが、実際にうまく使われているところはあまり多くありません。そればかりか、表面的には「なぜなぜ分析」と呼んでいますが、問題を個人のせいにしたり、大きな声の人の意見になったりしている現場も見てきました。ここに、そのなぜなぜ分析の注意点をいくつかまとめてみました。
「なぜ？」の質問への注意－「なぜ？」を行動に向ける
例えば、A君が電車の中に顧客情報が書かれている大切な資料が入ったかばんを居眠りして忘れてきてしまったとします。私達は何かと「誰かのせい」にしたいものです。けれども、大切なのは誰かのせいにして終わりではなく、組織としての根本を解決することです。
「なぜA君はかばんを忘れたのか？」という問いから入ると、「A君が悪い」となり解決策は見つかりません。
「なぜ、A君がかばんを忘れたのか？」
→「A君が居眠りしたから」
これを、「何がA君にかばんを忘れさせたのか？」という問いに変えると、A君以外の理由を探し始めることになります。
「何がA君にかばんを忘れさせたのか？」
→「残業続きで睡眠時間を確保できていない」
と分析しやすくなります。ここの大きな違いは、「A君を問うのか、A君の行動を問うのか」という点です。言葉のニュアンスの違いで変わるものですね。
「なぜ？」の答えへの注意－「なぜ？」の答えの主語は「私達」
答えの主語をすべて「私は」「私達は」に変えるのもいい方法です。「なぜ、A君がかばんを忘れたのか？」
→「私達はA君に適切に指導していない」
→「私はA君の作業量を意識していない」
このポイントはとても重要です。私達組織としてできる解決策を練るのですから、主語を「私」「私達」にすると、たくさんの原因が出てくるようになります。これを、「A君」にすると、A君が悪い、家族が悪い、社会が悪い…といくらでも話は膨れますが、一向に「私達」の解決策にはたどり着かないのです。
論理的に話がつながるように意見を組み立てる
論理的に組み立てるためには、たくさんの意見が必要です。ブレーンストーミングでとにかく意見をたくさん出します。意見が出てきたら、付箋などのカードに書いて張り、最初の問題点からそのカードを並べて、関連がわかるように並べていきます。関連が分かるようにするためには、大きな項目（人・もの・金・情報など）から次第にブレイクダウンしていくのがよいでしょう。もれなく探し出すてめに、いろんな視点で見てみる
意見を出していくと、それらにまとまりが出てくるものです。それらを見て、同じものはまとめるとあるグループができるでしょう。そのグループに対し、違う視点がないかを考えてみます。例えば、経営資源でよく言われる「人」「物」「金」「情報」などで分けていくと、意見の数の偏りがわかります。不足している観点をもっと出すようにしてみるといいでしょう。「人」のせいにされて傷ついた苦い経験
以前、私はシステム開発の現場で不具合を出したことがあります。不具合を出すと原因を追求することが求められました。結果的には私のプログラムミスではなく、使っていたあるメーカーのツールの不具合が原因でした。それを報告したのですが、「いくらメーカーの不具合だとしても、それを見つけられなかった竹内さんが悪いんですよ。あなたのスキルがないせいです」
その情景は今でも忘れません。しかも、メーカーの不具合を見つけられなかった私の問題点を分析せよというのですから（笑）。人は何かと誰かのせいにしたがるものです。誰かのせいにすると、それはそれで片付いたように見えますが、何も解決していないのです。
原因ではなく、最初から解決に焦点を当てる手もある
問題点が起きたとき、それを解決するためには原因の追究も必要でしょう。けれども、最初から解決に焦点を当てるという手も効果的です。「なぜ？」と考えるのをやめて「どうすれば？」に切り替えるのです。
先ほどの、A君が電車の中に顧客情報が書かれている大切な資料が入ったかばんを居眠りして忘れてきてしまった話では、「なぜ？」と原因を探し出すと、かなり意識しないとA君を責めることにつながるのは不思議なことではありません。
「どうすれば、私達は重要な書類を忘れないようになるだろう？」
と、解決策を求めていくことで、犯人探しにはなりません。
けれども、ここでも結局同じなのは、主語を「A君」ではなく「私」「私達」にすることです。
解決に焦点を当てる考え方を「解決思考」と言います。
状況にあわせて、使ってみてください。
ファシリテーターの腕で会議は大きく左右する
ここで重要な役割を果たすのが、会議の進行役となる司会者（ファシリテーター）です。ファシリテーターの誘導次第で会議が活発になったり、大きな声の人の意見が優先されたりと、その品質はガラッと変わってきます。司会者というと、会議をぐいぐい引っ張るようなイメージがありますが実際はそうではありません。ファシリテーターは中立的な立場に立ち、会議の進行を盛り上げ、まとめ、納得感のある結論に導くことが役割です。
最初に書いたように、ファシリテーターの問いかけ方次第で、会議がいい方向に向くのです。また、会議の最初に雰囲気を作る、批判にならないように誘導するなど、その役割は重要です。ファシリテーターは慣れてくると楽しいですよ。
ファシリテーションの方法は、スキルを学び、実際にやってみることがいいファシリテーターになるための近道です。
企業研修・セミナーについて
文章で読むと「なるほど」ですが、実際にやろうと思うとなかなかできないものです。他にもお伝えしたいこともありますので、もし企業研修などにご興味がおありでしたら、こちらもご覧ください。「聴くこと」が社員のこころのストレスを和らげる
７０歳代のご夫婦との出会い
先日、初めてお会いしたご夫婦と１時間ほどお話する機会がありました。７０歳代というのに、Excelを使ってデータをつくり、地域で活用されているのだそうです。すごい７０歳です。その中で、こんな話がありました。
「○○電気で中古のパソコン買ったんだけれど、聞いてくれるかい？データの移行をお願いしたんだ。そうしたら、全部話をしていないのに、即座に「できません」というんだ。別に悪口を言うわけではないんだが、もう少し人の話を聞いてから言って欲しかった。」
それからもお話をお伺いしましたが、「話を聞いてもらえなかったこと」に疑問を抱いているように感じました。
ある女性の話
会社にお勤めの既婚女性。最近、仕事上で部下との人間関係に悩んでいたそうです。直属の部下の話なので、社内では誰かに相談しにくい。そこでご主人に相談したんだそうです。
その女性の話はこうです。
「会社での悩みを主人に相談したんです。最初だけは私の話を聞いてくれたんですけど、主人はすぐにアドバイスをくれるんです。主人は私のことを考えていってくれているのはわかるんですが、私はもっと話したいし、もっと聞いて欲しかったんです。」
結局、モヤモヤは解決しないままだったそうです。
「話す」と「放す」
私の知人のカウンセラーは、こう言います。「竹内さん、知っています？人ってね、普段あまり話を聞いてもらえないんですよ。話し手はもっと自分の話を聞いて欲しいだけなのに、アドバイスしてくれる人が多い。アドバイスされると、なんだか悪いことをしたような感じになって、かえって逆効果のことが多いんですよ。
最近、ストレス社会っていうじゃないですか。それって、話し足りないんじゃないかと思うんですよね。話をじっくり聞いてあげるだけで解決することが多いんです。だから、カウンセラーはとにかく聞くんですよね。
「話す」と「放す」んです。普段言えないことを話して、放すだけで、ずいぶんと楽になるんですよ。」
とにかく、聞いてあげよう
他人の話を聞いていると、こっちも話したくなりますよね？その気持ち、よくわかります。私もそうでした。相手が話すだけでストレスが軽減されるなら、アドバイスなしでじっくり話を聞いてあげるだけで、相手は変わるかもしれません。できれば、「へぇ」「ふ～ん」「うんうん」とあいづちを打つと効果的です。
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